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I. Identificación del Responsable del Tratamiento

Razón Social: SOMOS HARMONY SAS NIT: 902055425 Domicilio y Dirección: CL 141 15A 32 CA 1004 CON CERRITOS CAMPESTRE, Pereira, Risaralda. Teléfono: 314 617 9607 Correo electrónico oficial: conversemos@somos-harmony.info Área Encargada: Área de Operaciones

II. Marco Legal y Ámbito de Aplicación

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales se redacta en estricto cumplimiento de la Constitución Política de Colombia (Art. 15), la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015. Aplica a todas las bases de datos y archivos físicos o digitales que contengan información personal y que sean objeto de Tratamiento por parte de SOMOS HARMONY SAS.

III. Tipos de Datos Recolectados y Canales

Para el desarrollo de sus actividades de consultoría y operaciones, SOMOS HARMONY SAS recolecta los siguientes tipos de datos a través de formularios en sitios web, landing pages, listas de asistencia físicas y digitales, y contratos: • Datos de Identificación: Nombres, apellidos, tipo y número de documento de identidad. • Datos de Contacto: Correo electrónico, número de teléfono fijo y/o celular (WhatsApp), dirección. • Datos Psicográficos y Profesionales: Edad, género, nivel de escolaridad, cargo, empresa. • Datos Audiovisuales (Biométricos/Sensibles): Fotografías, grabaciones de voz y video captadas durante sesiones de consultoría, talleres y eventos.

IV. Finalidades del Tratamiento

SOMOS HARMONY SAS recolecta, almacena, usa, circula y suprime datos personales bajo finalidades específicas según el grupo de interés: A. Clientes B2B y Prospectos: • Prestar los servicios de consultoría, asesoría y facilitación contratados. • Enviar propuestas comerciales, cotizaciones y material de valor estratégico. • Realizar gestión de facturación, cobranza y procesos contables. • Enviar comunicaciones sobre nuevos servicios, eventos o publicaciones corporativas. B. Participantes de Talleres, Sesiones y Eventos: • Registrar la asistencia y emitir certificaciones de participación si aplica. • Documentar las sesiones mediante fotografía y video para memorias del servicio, materiales de trabajo y portafolios. • Difundir el registro audiovisual en redes sociales corporativas, página web y campañas de pauta publicitaria (previo consentimiento expreso). C. Empleados y Contratistas: • Gestionar el proceso de selección, vinculación, ejecución y terminación del contrato laboral o de prestación de servicios. • Cumplir con las obligaciones legales en materia de seguridad social, salud ocupacional y nómina. D. Proveedores y Aliados: • Evaluar, registrar y gestionar la relación comercial y operativa. • Realizar los respectivos pagos y reportes tributarios.

V. Tratamiento de Datos Sensibles y de Menores de Edad

SOMOS HARMONY SAS restringe el tratamiento de datos sensibles. Las imágenes y videos captados en los talleres pueden considerarse datos sensibles. Su tratamiento se rige por la autorización previa, expresa, informada y facultativa del titular. La empresa dirige sus servicios a un público corporativo y asume la mayoría de edad de los titulares. No se realiza tratamiento de datos de menores de edad; en el caso excepcional de requerirlo, se hará asegurando el respeto a sus derechos fundamentales y con la autorización expresa de sus representantes legales.

VI. Derechos de los Titulares (Habeas Data)

De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los titulares de la información tienen derecho a: • Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a SOMOS HARMONY SAS. • Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos. • Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que se le ha dado a sus datos. • Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley. • Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando no se respeten los principios, derechos y garantías legales. • Acceder en forma gratuita a sus datos personales objeto de tratamiento.

VII. Transferencia y Transmisión de Datos a Terceros

Para la ejecución eficiente de los servicios de consultoría, SOMOS HARMONY SAS podrá compartir, transmitir o transferir datos personales a terceros bajo las siguientes modalidades, garantizando siempre la confidencialidad y seguridad de la información: • Organizaciones Aliadas: Terceros que complementan la prestación del servicio de consultoría, bajo acuerdos de confidencialidad y exigiendo el cumplimiento de la presente política. • Plataformas Tecnológicas y de Inteligencia Artificial (Transmisión Internacional): Para el almacenamiento, procesamiento y análisis de información, la empresa utiliza servicios alojados en la nube y modelos de lenguaje (tales como Google Workspace, ChatGPT, Gemini, Claude, entre otros). Al alojarse en servidores extranjeros, esto constituye una Transmisión Internacional de Datos. Estas plataformas actúan como Encargados del Tratamiento y se rigen por sus estrictos protocolos de seguridad empresarial y acuerdos de nivel de servicio.

VIII. Procedimiento para la Atención de Consultas y Reclamos

El Área de Operaciones es la responsable de la atención de Peticiones, Consultas y Reclamos. El titular o sus causahabientes podrán ejercer sus derechos enviando una solicitud al correo: conversemos@somos-harmony.info A. Procedimiento para Consultas (Conocer información): La solicitud será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles. Si no es posible en ese plazo, se informará al interesado los motivos de la demora y se le dará respuesta en un máximo de cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. B. Procedimiento para Reclamos (Actualizar, rectificar, suprimir datos o revocar autorización): El reclamo deberá contener la identificación del titular, la descripción de los hechos, la dirección y los documentos que se quieran hacer valer. Si está incompleto, se requerirá al titular dentro de los cinco (5) días siguientes para que subsane. Si pasan dos (2) meses sin respuesta, se entenderá desistido el reclamo. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos la leyenda "reclamo en trámite" en un término no mayor a dos (2) días hábiles. El término máximo para atenderlo será de quince (15) días hábiles. Si no es posible, se informará al titular y se responderá en un plazo máximo de ocho (8) días hábiles adicionales.

IX. Seguridad de la Información

SOMOS HARMONY SAS implementa las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

X. Vigencia

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales entra en vigencia a partir de su fecha de publicación. Las bases de datos bajo administración de SOMOS HARMONY SAS se mantendrán vigentes durante el tiempo que sea razonable y necesario para la finalidad con la que fueron recolectados, o hasta que el titular solicite su supresión (siempre que no exista un deber legal o contractual de conservarlos).